Entwicklung eines ERP-Systems für das Hotelmanagement

Im Zuge des wachsenden Konsums von Kultur und Tourismus hat sich der Wettbewerb in der Hotelbranche von reiner Ausstattung hin zu einem umfassenden Wettstreit um operative Effizienz und Servicequalität verlagert. Ein auf die jeweiligen Geschäftsszenarien zugeschnittenes Managementsystem ist der Schlüssel zur Stärkung der Kernkompetenzen. Gallop World IT verfügt über umfassende Expertise in der Digitalisierung der Hotellerie und ist spezialisiert auf die Entwicklung umfassender Hotelmanagement-Software. Dank unseres tiefen Verständnisses der betrieblichen Abläufe verschiedener Hoteltypen haben wir Lösungen für alle Bereiche entwickelt: von der individuellen Anpassung von ERP-Systemen für Luxushotels an gehobene Serviceleistungen über ERP-Systeme für Budgethotels zur Kostenkontrolle bis hin zu ERP-Systemen für Expresshotels mit Fokus auf schnelle Check-ins, ERP-Software für Apartmenthotels, die sowohl Kurz- als auch Langzeitaufenthalte ermöglicht, und schließlich integrierte, universelle Hotelmanagement-Software, die alle Prozessdaten konsolidiert und so die digitalen Anforderungen verschiedenster Hotels umfassend erfüllt.

Gallop World IT bietet mit seinem umfassenden Softwareentwicklungsservice für Hotelmanagementlösungen einen entscheidenden Vorteil: Formatanpassung und Benutzerfreundlichkeit stehen im Mittelpunkt. Die ERP-Systeme für Luxushotels sind auf die individuellen Servicebedürfnisse zugeschnitten und ermöglichen Funktionen wie die Verwaltung von VIP-Gästepräferenzen sowie die mehrsprachige Serviceplanung. Budget- und Expresshotels konzentrieren sich bei der Entwicklung ihrer ERP-Systeme auf Echtzeit-Zimmerstatusaktualisierungen und die Optimierung der Personalkosten. Die ERP-Software für Apartmenthotels berücksichtigt die Bedürfnisse von Langzeitgästen und unterstützt die Verwaltung von Mietverträgen sowie die automatische Berechnung der Nebenkosten. Durch die zentrale Rolle der Hotelmanagement-Software wird eine nahtlose Koordination von Buchung, Check-in, Zimmerservice und Abrechnung erreicht. So können Hotels Probleme wie unübersichtliche Zimmerstatus, verstreute Gästeinformationen und geringe betriebliche Effizienz beheben.

Häufig gestellte Fragen

F: Wir sind ein Luxushotel mit 150 Zimmern im Stadtzentrum und richten uns an Geschäftsreisende und anspruchsvolle Touristen. Aktuell haben wir folgende Probleme: Die Präferenzen unserer VIP-Gäste (z. B. Kissenart, Getränke) werden manuell an der Rezeption erfasst, was nach Schichtwechseln häufig zu Serviceausfällen führt. Der Zimmerstatus ist über verschiedene Buchungskanäle (Website, Online-Reisebüros, Telefon) nicht synchronisiert, sodass es vorkommt, dass dasselbe Zimmer doppelt gebucht wird. Außerdem überschneiden sich Bankettsaalbuchungen manchmal mit Zimmerreservierungen, was die Ausrichtung größerer Veranstaltungen erschwert. Wie lässt sich das Problem lösen?

A: Gallop World IT bietet eine maßgeschneiderte Lösung, die die Schwachstellen Ihres Luxushotels im Bereich erstklassiger Serviceleistungen und Buchungsabwicklung präzise angeht. Zunächst implementieren wir ein individuell angepasstes ERP-System für Luxushotels. Mithilfe der Hotelmanagement-Software wird eine VIP-Gästedatenbank angelegt, die automatisch Präferenzen erfasst (z. B. Buchweizenkissen, Evian-Wasser). Unabhängig davon, welcher Mitarbeiter an der Rezeption den Gast betreut, werden die Gästewünsche in Echtzeit angezeigt, um einen einheitlichen Service zu gewährleisten. Zudem können Serviceerinnerungen eingerichtet werden (z. B. Kuchen zum Geburtstag des Gastes senden), was das Erlebnis für Ihre anspruchsvollen Gäste zusätzlich verbessert. Zweitens integriert das Modul zur Zimmerstatusverwaltung innerhalb des ERP-Systems alle Buchungskanäle wie Ihre Website, Online-Reisebüros und Telefon und ermöglicht so die Synchronisierung des Zimmerstatus in Echtzeit. Sobald ein Zimmer gebucht ist, wird es vom System sofort gesperrt und der Status auf allen Kanälen aktualisiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Um Konflikte zwischen Banketträumen und Zimmern zu vermeiden, integriert das System Bankettsäle, Tagungsräume und Zimmerressourcen in eine einheitliche Terminplanung. Bei der Buchung einer Großveranstaltung prüft es automatisch die Verfügbarkeit von Veranstaltungsort und Zimmern und vermeidet so Überschneidungen. Darüber hinaus analysiert die Hotelmanagement-Software die Wiederkaufsrate und das Konsumverhalten von VIP-Gästen und unterstützt so die Erstellung personalisierter Werbepläne. In Kombination mit den Kostenkontrollprinzipien des Budget-Hotel-ERP-Systems optimiert sie den Personaleinsatz für gehobene Serviceleistungen, senkt die Betriebskosten bei gleichbleibender Qualität und steigert so umfassend die Servicequalität und die betriebliche Effizienz Ihres Luxushotels.

F: Wir sind eine Budgethotelkette mit acht Standorten in Stadtrandlagen und legen Wert auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Unsere Probleme sind: Zimmerstatus und Preise der einzelnen Filialen müssen manuell von der Zentrale synchronisiert werden; in der Hochsaison erhöhen die Filialen die Preise mitunter eigenständig, was zu Kundenbeschwerden führt; die Zimmerreinigung erfolgt über Papieraufträge, wodurch der Fortschritt intransparent ist und es häufig vorkommt, dass Gäste anreisen, die Zimmer aber nicht gereinigt sind; und die Treuepunkte können nicht filialübergreifend eingelöst werden, was sich negativ auf die Kundenbindung auswirkt. Wie lässt sich das Problem lösen?

A: Die Herausforderungen, vor denen Ihre Budgethotelkette steht – Zentrale, Reinigungseffizienz und Mitgliederverwaltung – lassen sich mit der ERP-Lösung von Gallop World IT effizient bewältigen. Zunächst richten wir für Sie ein Budgethotel-ERP-System ein. Mithilfe der Hotelmanagement-Software erreichen Sie die einheitliche Kontrolle über Zimmerstatus und Preise in allen 8 Filialen. Die Zentrale legt die Basispreise fest und Flexible Preisregeln (z. B. " + 20 % am Wochenende) im Backend; Filialen können Preise nicht eigenständig ändern. Preisänderungen werden in Echtzeit mit allen Buchungskanälen synchronisiert, um Kundenbeschwerden zu vermeiden. Das System unterstützt außerdem einen Prozess für temporäre Preisanpassungen, bei dem die Filiale eine Anfrage stellt und die Zentrale diese genehmigt. So wird ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Flexibilität und Standardisierung erreicht. Zweitens ersetzt das Budget-Hotel-ERP-System Reinigungsaufträge in Papierform. Nach dem Check-out generiert das System automatisch Reinigungsaufgaben und leitet diese an das Housekeeping-Personal weiter, das die Fertigstellung per QR-Code bestätigt. Die Rezeption kann den Reinigungsfortschritt in Echtzeit verfolgen und den Zimmerstatus vor der Ankunft der Gäste überprüfen, wodurch Wartezeiten reduziert werden. In Kombination mit den für die Entwicklung des Express-Hotel-ERP-Systems entwickelten Schnell-Check-in-Funktionen, die die Online-Zimmerauswahl und den Self-Service-Check-in unterstützen, wird die Effizienz weiter gesteigert. Darüber hinaus ermöglicht das in die Hotelmanagement-Software integrierte Mitgliedschaftssystem das Sammeln und Einlösen von Punkten in allen Filialen. Mitglieder können Punkte an jedem Standort sammeln oder einlösen. Das System erfasst automatisch die Besuchshäufigkeit und Präferenzen der Mitglieder und bietet Stammgästen Rabatte für aufeinanderfolgende Aufenthalte, um die Kundenbindung zu stärken. Durch die Nutzung der Langzeitaufenthaltsverwaltungslogik der Apartmenthotel-ERP-Software können Sie zudem monatliche Zahlungen für Langzeitaufenthalte anbieten, um Büroangestellte aus der Umgebung anzusprechen und so die Kontrolle und den Service Ihrer Budgethotelkette umfassend zu optimieren.

F: Wir sind ein neu eröffnetes Apartmenthotel mit 200 Einheiten und bieten sowohl Kurzzeit- als auch Langzeitaufenthalte (ab einem Monat) an. Unsere Probleme: Kurzzeitgäste buchen über Online-Reisebüros (OTAs), Langzeitgäste hingegen über Empfehlungen von Reisebüros. Die Zimmerverfügbarkeit muss manuell zwischen den OTA-Systemen und Excel aktualisiert werden, was häufig dazu führt, dass Langzeitbuchungen bestätigt sind, die OTAs aber weiterhin eine Verfügbarkeit von „"“ anzeigen. Die Nebenkostenabrechnungen (Wasser, Strom, Gas) für Langzeitgäste müssen manuell abgelesen und berechnet werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Außerdem können wir die Umsatzverteilung zwischen Kurz- und Langzeitaufenthalten nicht analysieren, was unsere Strategie zur Einheitenbelegung beeinträchtigt. Wie lässt sich das beheben?

A: Wir empfehlen die spezielle Managementlösung von Gallop World IT für Apartmenthotels, die sich auf die Kernbedürfnisse der Bestandsoptimierung, Gebührenabrechnung und Umsatzanalyse konzentriert. Zunächst implementieren wir für Sie die Apartmenthotel-ERP-Software. Diese Hotelmanagement-Software integriert Kurzzeit-OTA-Kanäle und Langzeit-Agentursysteme. Der Zimmerstatus (z. B. Langzeit gebucht, Kurzzeit verfügbar) wird in Echtzeit auf allen Plattformen synchronisiert. Sobald ein Langzeitaufenthalt bestätigt ist, blockiert das System umgehend den Kurzzeitbuchungskanal für diese Einheit, um Konflikte zu vermeiden. Es unterstützt außerdem die Umwandlung von Kurzzeit- in Langzeitaufenthalte per Mausklick. Möchte ein Gast, der für 3 Tage bleibt, seinen Aufenthalt verlängern, berechnet das System automatisch den Langzeitpreis und erstellt einen Vertrag, ohne dass die Daten erneut eingegeben werden müssen. Darüber hinaus ist die Apartmenthotel-ERP-Software mit intelligenten Zählern kompatibel. Verbrauchsdaten (Wasser, Strom, Gas) von Langzeitgästen werden automatisch erfasst und abgerechnet. Dies unterstützt die automatische monatliche Rechnungserstellung und die Nutzung des WeChat-Lastschriftverfahrens. Dadurch entfällt das manuelle Ablesen und Versenden von Zahlungserinnerungen, und Fehler werden reduziert. Für Kurzzeitgäste berechnet das System die Nebenkosten automatisch anhand der Aufenthaltsdauer (z. B. Festpreis für 2 Tage) und integriert sie in den Zimmerpreis für eine einheitliche Abrechnung. Darüber hinaus erfasst die Hotelmanagement-Software automatisch die Umsatzdaten für Kurz- und Langzeitaufenthalte (z. B. durchschnittlicher Tagesumsatz bei Kurzzeitaufenthalten: 200 $/Einheit, durchschnittlicher Monatsumsatz bei Langzeitaufenthalten: 4.500 $/Einheit) und erstellt vergleichende Umsatzberichte, die Ihnen helfen, die Zimmerbelegung zu optimieren (z. B. den Anteil der Kurzzeitgäste in der Hochsaison erhöhen, in der Nebensaison den Fokus auf Langzeitgäste legen). In Kombination mit den Gästemanagementfunktionen der ERP-Systemanpassung für Luxushotels können Sie langfristige Gästepräferenzen erfassen (z. B. Schreibtisch, Nichtraucherzimmer) und so deren Erlebnis verbessern. Dies deckt die Bedürfnisse umfassend ab. Digitalisierung Schwachstellen von Apartmenthotels beheben und einen effizienten und synergetischen Betrieb sowohl von Kurzzeit- als auch von Langzeitvermietungen ermöglichen.